Podręcznik planowania projektu 3com 2101 to kompleksowy zbiór zasad i wytycznych, które ułatwiają zarządzanie projektem. Może pomóc wszystkim uczestnikom procesu planowania, w tym liderom projektów, menedżerom, inżynierom i wszystkim pracownikom branży IT. Podręcznik zawiera wytyczne dotyczące wszystkich etapów planowania projektu, w tym definiowania, planowania, realizacji i monitorowania, a także wytyczne dotyczące zarządzania zasobami, budżetem, czasem, zespołem i ryzykiem. Ma na celu wykorzystanie wszystkich zasobów potrzebnych do zakończenia projektu w wyznaczonym przez zespół budżecie i harmonogramie.
Ostatnia aktualizacja: Podręcznik planowania projektu 3com 2101
W ramach realizacji Programu Rozwoju Bibliotek wydawane były raporty, podręczniki dla bibliotekarzy, broszury, poradniki i inne materiały informujące o Programie i prezentujące działalność bibliotek publicznych w Polsce. Większość z nich można czytać online (lub pobrać) ze strony isssu. com/publikacjefrsi.
Publikacje o programie
i zmianach zachodzących w bibliotekach
Biblioteka! Więcej niż myślisz.
Publikacja podsumowująca sześć lat Programu Rozwoju Bibliotek, wydana w marcu 2015 roku
DO POBRANIA [pdf]
Co się zmieniło w bibliotekach? Program Rozwoju Bibliotek w danych Głównego Urzędu Statystycznego
Raport, wydany w lipcu 2014 roku, przygotowany na zlecenie Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, ma za zadanie zobrazować stan bibliotek publicznych w 2012 roku (w świetle najświeższych dostępnych danych GUS) oraz odpowiedzieć na pytanie, czy i w jaki sposób Program Rozwoju Bibliotek wywiera wpływ na biblioteki, które w nim uczestniczą.
DO POBRANIA[pdf]
Raportowi towarzyszą:
- infografika prezentująca wybrane dane z raportu (PDF)
- infografika interaktywna
Europejskie badanie opinii użytkowników na temat korzyści wynikających ze stosowania technologii informacyjno-komunikacyjnych w bibliotekach publicznych
DO POBRANIA [pdf]
Biblioteki się liczą
Broszura przedstawiająca wybrane dane z raportu Europejskie badanie opinii użytkowników na temat korzyści wynikających ze stosowania technologii informacyjno-komunikacyjnych w bibliotekach publicznych
DO POBRANIA [pdf]
Zbliżenia
broszura pokazująca grono osób zaangażowanych w Program Rozwoju Bibliotek, wydana w czerwcu 2010 roku. org/wp-content/uploads/2015/07/ZBLIZENIA_FINAL. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Biblioteka. Miejsce czytania, miejsce działania.
ulotka prezentująca rozmaite działania prowadzone przez biblioteki publiczne w całej Polsce.
Program Rozwoju Bibliotek
broszura wydana z okazji inauguracji Programu 23 kwietnia 2009 roku. org/wp-content/uploads/2015/07/broszura_wydana_z_okazji_inauguracji_Programu. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Poradniki dla bibliotekarzy
Myślenie projektowe w bibliotekach
Podręcznik “design thinking”, czyli myślenia projektowego w bibliotekach. Podręcznik dla wszystkich bibliotekarzy, którzy chcieliby lepiej zrozumieć potrzeby użytkowników i zaangażować okolicznych mieszkańców w swoje działania jak nigdy dotąd. Podręcznik projektowania usług skupionych na użytkownikach opracowany został w ramach projektu Global Libraries Fundacji Billa i Melindy Gates’ów przez IDEO, a przetłumaczony na polski przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. org/wp-content/uploads/2015/07/MYSLENIE_PROJEKTOWE_W_BIBLIOTEKACH_2015_FRSI. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Przepis na współpracę w bibliotece. Poradnik praktyk i inspiracji
Poradnik poświęcony współpracy partnerskiej w srodowisku lokalnym, inicjowanej przez biblioteki publiczne.
Dostępny także w formie publikacji interaktywnej [link]. org/wp-content/uploads/2015/07/przepis_na_wspolprace_w_bibliotece. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Wielokulturowa biblioteka
Publikacja “Wielokulturowa biblioteka” powstała w ramach projektu “Biblioteka miejscem spotkań wielu kultur”, realizowanego od maja 2013 do grudnia 2014 roku. W publikacji przedstawiliśmy model wielokulturowej biblioteki i opisaliśmy – krok po kroku – jak go wdrożyć. Pokazaliśmy też dobre praktyki wielokulturowych działań, prowadzonych przez biblioteki polskie i norweskie, które mogą być inspiracją dla innych instytucji, chcących rozpocząć pracę w tym obszarze. org/wp-content/uploads/2015/07/Wielokulturowa_biblioteka. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Projekt “Czytacz”. Poradnik dla bibliotekarek i bibliotekarzy organizujących głośne czytania dla seniorów… i nie tylko
Publikacja wykorzystuje doświadczenia z pilotażowej edycji projektu “Czytacz”. org/wp-content/uploads/2015/07/Czytacz_poradnik. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Login: biblioteka. Jak krok po kroku opracowaliśmy i zrealizowaliśmy kurs e-learningowy dla bibliotekarzy.
W latach 2010-2015, w ramach Programu Rozwoju Bibliotek, realizowaliśmy kurs e-learningowy dla bibliotekarzy pt. “Login: biblioteka”. Publikacja opisuje, krok po kroku, jak został przygotowany i przeprowadzony kurs. W publikacji można znaleźć wiele praktycznych wskazówek na temat tego, jak zrealizować szkolenie e-learningowe dla bibliotekarzy, z jakimi wyzwaniami wiąże się taki projekt i jak sobie z nimi radzić. Publikacja zawiera szczegółowy opis kursu, dane statystyczne, opinie uczestników oraz wnioski i refleksje realizatorów projektu “Login: biblioteka”. org/wp-content/uploads/2015/07/raport-Login-Biblioteka-www_. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Biblioteka – dobre miejsce. Poradnik architektoniczny dla bibliotek
Poradnik dla osób planujących lub prowadzących prace inwestycyjne (budowa, rozbudowa, remont, modernizacja) w budynkach bibliotek publicznych. Poradnik składa się z trzech części. Pierwsza opisuje fazę, w której zapadają decyzje o rodzaju inwestycji oraz przygotowywany jest program funkcjonalno-użytkowy przestrzeni bibliotecznych. Druga pokazuje szczegółowo wszystkie fazy projektowania i realizacji inwestycji. Trzecia zawiera materiały pomocnicze: opis przykładowych konsultacji społecznych w formie partycypacyjnych warsztatów architektonicznych, przykłady umów oraz inne użyteczne materiały. “Biblioteka – dobre miejsce. Poradnik architektoniczny dla bibliotek” został wydany wspólnie przez Instytut Książki i Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. org/wp-content/uploads/2015/07/Biblioteka_dobre_miejsce_poradnik. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Poradnik “Jak wybrać sprzęt komputerowy dla użytkowników biblioteki? ”
Z poradnika przygotowanego przez zespół FRSI można dowiedzieć się, co jest kluczowe przy zakupie komputera stacjonarnego i urządzenia wielofunkcyjnego do biblioteki, a co praktycznie bez znaczenia. W poradniku zostały zebrane najważniejsze informacje oraz niezbędna wiedza techniczna o sprzęcie i oprogramowaniu, co pozwoli pewniej poruszać się wśród specyfikacji technicznych urządzeń komputerowych. org/wp-content/uploads/2015/07/Poradnik_wyboru_sprzetu. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Kierunek: biblioteka. Przewodnik po systemie identyfikacji wizualnej.
Praktyczny przewodnik po bezpłatnym systemie oznakowania dla bibliotek, powstały w 2012 roku w ramach projektu “kierunek: biblioteka”. Poradnik jest efektem współpracy FRSI ze Stowarzyszeniem Twórców Grafiki Użytkowej (STGU). STGU zrealizowało projekt, którego celem było przekazanie bibliotekom bezpłatnego, a jednocześnie profesjonalnego systemu identyfikacji wizualnej. Identyfikacja opisana w poradniku (zaprojektowana przez Motor Studio) jest zgodna z aktualnymi trendami, przyciąga uwagę energetycznymi kolorami, a jednocześnie jest prosta i czytelna. System obejmuje m. in. logo, czcionki, kierunkowskazy, tablice informacyjne, szablony dokumentów, plakaty, naklejki, gadżety, a nawet szablon strony internetowej. Poradnik zawiera wizualizacje i opisy poszczególnych elementów, praktyczne wskazówki od STGU, relację z pilotażowego wdrożenia systemu w bibliotece w Radziechowach-Wieprzu oraz listę sprawdzającą, która pomaga zaplanować pracę. org/wp-content/uploads/2015/07/kierunek_biblioteka. Podsumowanie konkursu dla bibliotek.
Dzięki udziałowi w konkursie “Kierunek: biblioteka” 101 bibliotek miało możliwość wprowadzić elementy nowego systemu identyfikacji wizualnej (np. tablice informacyjne, kierunkowskazy, oznakowanie budynków). W raporcie podsumowującym konkurs prezentujemy odmienione biblioteki. Konkurs został przeprowadzony przez Stowarzyszenie “Odblokuj” w ramach Programu Rozwoju Bibliotek. org/wp-content/uploads/2015/07/KIERUNEK-BIBLIOTEKA_podsumowanie_konkursu. Małe pomysły na wielkie zmiany
broszura wydana we współpracy ze Stowarzyszeniem Architektów Polskich (SARP), zawiera porady i wskazówki dotyczące aranżacji przestrzeni w bibliotekach. org/wp-content/uploads/2015/07/Biblioteka_Male_pomysly_na_wielkie_zmiany. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Meble w bibliotece. Małe różnice, duże znaczenie
Broszura jest próbą przedstawienia w dużym skrócie tematyki mebli i wyposażenia małej biblioteki. To jednocześnie kontynuacja praktycznego poradnika “Biblioteka. Małe pomysły na wielkie zmiany”. Obie publikacje zostały przygotowane przez FRSI we współpracy ze Stowarzyszeniem Architektów Polskich. org/wp-content/uploads/2015/07/MEBLE-W-BIBLIOTECE. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Tablety w twojej bibliotece
W ramach programu wyposażyliśmy 318 bibliotek w 1262 tabletów. Ten, opracowany przez Stowarzyszenie Odblokuj, podręcznik ma odpowiedzieć na pytanie, jak eksponować, używać i przechowywać nowoczesne urządzenia multimedialne w przestrzeni biblioteki. org/wp-content/uploads/2015/07/TABLETY-W-TWOJEJ-BIBLIOTECE. pdf" target="_blank">DO POBRANIA: [pdf]
Projekt fotografia
Aparat fotograficzny może służyć do dokumentowania życia biblioteki, można go też wykorzystać na wiele innych sposobów. W ulotce przedstawione są przykłady ciekawych działań zrealizowanych nie tylko przez bibliotekarzy. Aparaty fotograficzne przyczyniły się do zachowania miejscowych tradycji, nawiązania lepszego kontaktu z mieszkańcami, zaktywizowania i rozwijania pasji twórczych młodzieży czy zacieśnienia więzi międzypokoleniowych. org/wp-content/uploads/2015/07/ULOTKA_projekt_fotografia_final. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
“Biblioteki w Internecie – audyt użyteczności serwisów bibliotecznych”
Serwis www to dziś nieodłączny element funkcjonowania każdej organizacji, wliczając w to biblioteki. Obecność biblioteki w sieci umożliwia dostęp do niej szerszemu spektrum odbiorców, ułatwia pracę bibliotekarzom oraz przyspiesza dostęp do księgozbioru czytelnikom. Audyt miał na celu wskazanie, w jaki sposób podnieść użyteczność serwisu biblioteki. Raport (opublikowany w grudniu 2010 roku) zawiera wskazówki, w jaki sposób samemu zbadać swój serwis internetowy oraz jak włączyć w ten proces użytkowników. org/wp-content/uploads/2015/07/audyt_Biblioteki_WWW. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
“Inspirator obywatelski. Przewodnik po nieformalnej edukacji obywatelskiej w bibliotekach publicznych i nie tylko…”
W 2011 roku Instytut Spraw Publicznych opublikował “Inspirator obywatelski”, który jest poświęcony nieformalnej edukacji obywatelskiej. Z publikacji dowiemy się m. in., jak i dlaczego edukację obywatelską można prowadzić w bibliotekach publicznych. “Inspirator obywatelski” jest podsumowaniem projektu “Lokalne biblioteki jako centra edukacji obywatelskiej w Europie” realizowanego przez Instytut Spraw Publicznych we współpracy z Fundacją Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Ważnymi partnerami w tym działaniu były również niemiecka federalna agencja bpb (Bundeszentrale für politische Bildung) oraz sieć organizacji europejskich zajmujących się edukacją obywatelską NECE (Networking European Citizenship Education). org/wp-content/uploads/2015/07/ISP_Inspirator_obywatelski-poradnik_dla_bibliotek. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
“Twoje strony, mocne strony”
Podręcznik dla lokalnego opiekuna projektu “Twoje strony, mocne strony”
DO POBRANIA [pdf]
Zostań cybernawigatorem w bibliotece! Rekomendacje dla bibliotek organizujących zajęcia edukacyjne z zakresu nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych”
Publikacja podsumowująca projekt “Informacja dla obywateli. Cybernawigatorzy w bibliotekach”, realizowany przez biblioteki, których przedstawiciele brali udział w wizycie studyjnej w USA, zorganizowanej przez FRSI w ramach Programu Rozwoju Bibliotek. org/wp-content/uploads/2015/07/rekomendacje_cybernawigatorzy. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
“Metoda projektu w bibliotece”.
Krótki poradnik, przygotowany przez Centrum Edukacji Obywatelskiej, dla bibliotek uczestniczących w programach “Kulturalnie i obywatelsko w bibliotece” oraz “Ślady przeszłości”. org/wp-content/uploads/2015/07/metoda_projektu_w_bibliotece. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Scenariusze przyszłości bibliotek
Przyszłość to wyzwanie czy wielka niewiadoma? Jaką rolę będą pełnić biblioteki za dwadzieścia lat? W czym będą się specjalizować? Grupa kilkunastu ekspertów z różnych dziedzin (wśród nich m. medioznawca, filozofka, poeta, socjolożka) wzięła udział w projekcie, dzięki któremu powstały „Scenariusze przyszłości bibliotek”. Projekt „Scenariusze przyszłości bibliotek” został przeprowadzony w oparciu o metodologię foresight, którą można najprościej zdefiniować jako sztukę i naukę antycypowania przyszłości. Po pierwsze łączy ona twardą analizę statystyczną z kreatywną pracą i stymulacją wyobraźni. Jest to metoda partycypacyjna, w której wypracowane wizje przyszłości wynikają z debaty uwspólniającej punkty widzenia wielu osób. Foresight często opiera się na metodzie scenariuszowej, w której prezentuje się kilka możliwych wariantów zmiany, wynikających ze zidentyfikowanych wcześniej trendów i czynników niepewności. org/wp-content/uploads/2015/07/SCENARIUSZE_PRZYSZLOSCI_BIBLIOTEK_www. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Podręczniki do szkoleń dla bibliotekarzy
Podręcznik “DOBRE SPOTKANIE: jak to zrobić? ”
Podręcznik został przygotowany jako materiał towarzyszący szkoleniom “DOBRE SPOTKANIE: jak to zrobić? ” prowadzonym przez Stowarzyszenie Trenerów Organizacji Pozarządowych STOP w ramach Programu Rozwoju Bibliotek. org/wp-content/uploads/2015/07/DOBRE_SPOTKANIE_jak_to_zrobic_www. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Podręcznik “Docenić bibliotekę. Jak skutecznie prowadzić rzecznictwo”
Podręcznik poświęcony prowadzeniu rzecznictwa w bibliotekach i na rzecz bibliotek. Współczesna biblioteka stoi przed wielkim wyzwaniem: utrzymania, a czasami zbudowania, silnej pozycji instytucji kultury w XXI wieku – epoce nowych technologii, konsumpcjonizmu, szybkości i innowacji. Wartości, które dla książki i tradycyjnie rozumianej biblioteki czy szeroko rozumianej kultury, stanowią konkurencję i wyzwanie. Jedną z propozycji radzenia sobie z tymi wyzwaniami przynosi rzecznictwo. Nie jest to cudowne rozwiązanie ani recepta na wszelkie problemy bibliotek. Zdecydowanie jednak możemy powiedzieć, że prowadzenie rzecznictwa wesprze biblioteki w budowaniu relacji i wizerunku, co ułatwi i umożliwi zdobycie poparcia, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Celem tego podręcznika jest dostarczenie czytelnikom i czytelniczkom wiedzy na temat sposobu tworzenia Planu Rzecznictwa w bibliotekach, jego obszarów i konstrukcji, a także adresatów, narzędzi i działań, jakie można wykorzystać. Chcemy, aby podręcznik stanowił przede wszystkim źródło wiedzy i inspiracji dla osób pracujących w bibliotekach, zwłaszcza dla dyrektorów i dyrektorek placówek, a także osób odpowiedzialnych za promocję i wizerunek biblioteki. org/wp-content/uploads/2015/07/Docenic_biblioteke_Jak_skutecznie_prowadzic_rzecznictwo. pdf" target="_blank">DO POBRANIA [pdf]
Podręcznik “Planowanie pracy biblioteki”
Podręcznik dla bibliotek uczestniczących w cyklu szkoleniowym “Planowanie rozwoju biblioteki”
w ramach Programu Rozwoju Bibliotek
DO POBRANIA [pdf]
Technologie informacyjne w bibliotece” część I – podręcznik
Podręcznik dla bibliotek uczestniczących w szkoleniach komputerowych
w ramach Programu Rozwoju Bibliotek (2013)
DO POBRANIA [pdf]
“Technologie informacyjne w bibliotece”część II – zadania praktyczne
Zestaw zadań praktycznych dla bibliotek uczestniczących w szkoleniach
komputerowychw ramach Programu Rozwoju Bibliotek (2013)
DO POBRANIA [pdf]
“Wiedza na wyciagnięcie ręki. Łatwy dostęp do zbiorów bibliotecznych”
Podręcznik z serii “Aktywna biblioteka”
DO POBRANIA [pdf]
“Informacje lokalne – jak je zbierać i upowszechniać”
DO POBRANIA [pdf]
“Przestrzeń dla mieszkańców z inicjatywą”
DO POBRANIA [pdf]
“Miejsce dla obywateli: e-administracja”
DO POBRANIA [pdf]
“Miejsce promocji kultury”
DO POBRANIA [pdf]
“Miejsce bez barier: usługi dla seniorów i osób niepełnosprawnych”
DO POBRANIA [pdf]
“Miejsce dla młodych”
DO POBRANIA [pdf]
“Multimedia i nowoczesna komunikacja”
DO POBRANIA [pdf]
“Organizacja szkoleń”
Podręcznik do szkoleń dla pracowników wojewódzkich bibliotek publicznych
DO POBRANIA [pdf]
Publikacje interaktywne, mashupy
Co się zmieniło w bibliotekach?
Interaktywna infografika prezentująca wybrane dane z raportu ”Co się zmieniło w bibliotekach? Program Rozwoju Bibliotek w danych Głównego Urzędu Statystycznego”: http://www. org/co_sie_zmienilo_w_bibliotekach
“Po co Polakom biblioteki? ”
mashup do raportu po trzech latach działania Programu Rozwoju Bibliotek: http://www. org/maszap/
“Biblioteka z wizją. Propozycja działania biblioteki w małej miejscowości”.
zbiór pomysłów, które można wykorzystać przy planowaniu rozwoju bibliotek w małych miejscowościach: http://biblioteka-z-wizja. php
Czy masz na swoim koncie choćby jeden projekt, który mimo starań nie doczekał się skutecznej realizacji?
Co tak naprawdę, u źródła, przyczyniło się do klęski?
Brak motywacji, determinacji?
To tylko między-skutek, nieunikniona konsekwencja.
Przyczyn porażki można upatrywać w pominięciu lub niewyczerpującym podejściu do czynności, jaką jest planowanie projektu.
Otóż:
Wiele projektów przepada tylko dlatego, że nie zostały podzielone na przyjazne, wyobrażalne części, a tym częściom nie wyznaczono terminu realizacji.
Jedne przepadają na zawsze, bo wydają się za duże, zbyt skomplikowane i zupełnie rezygnujemy z ich realizacji.
Inne giną “na raty” – to znaczy – odkładamy ich realizację, bo wielka całość nas przytłacza, bo w zasadzie nie wiadomo “od czego zacząć”?
I nie mówię tu o projektach, których realizacja po dłuższym przemyśleniu okazała się bezsensowna.
Mówię o projektach ważnych, potrzebnych, wyczekanych.
Mało tego!
Takich, które może rzeczywiście proste nie są, ale wydają się kolejnym, naturalnym krokiem dla naszego biznesu,
czy wręcz kamieniem milowym dla naszego rozwoju.
Dlaczego tak się dzieje?
Ogromne zadania paraliżują swoją nieokreślonością.
Tym, że nie wiemy:
- od czego zacząć
- jaki jest nasz najbliższy krok
- jakie w ogóle zadania są do wykonania
- co dokładnie mamy wykonać w tym momencie
- ile czasu zajmie nam wykonanie całego projektu
- czy damy radę zrealizować go w założonym czasie
- jakie jeszcze działania i zasoby (których tu i teraz nie obejmujemy wyobraźnią) mogą nam w ogóle być potrzebne?
Jak mówi Darek Puzyrkiewicz: myślenie jest największą przeszkodą w działaniu.
Jeśli każdego dnia siadamy do pracy i zaczynamy od nerwowego zastanawiania się, co w zasadzie dzisiaj robić (np. za co z danego projektu się zabrać) to po pierwsze: systematycznie tracimy mnóstwo czasu, po drugie: funkcjonujemy w ciągłym chaosie myśli, zadań, wyzwań.
Po co “projektować” projekt?
Ze sporządzonego przez Standish Group raportu zatytułowanego “CHAOS”, a opisującego przyczyny sukcesów i porażek projektów z branży IT wynika, że jasne sformułowanie wymagań mieści się w pierwszej trójce najważniejszych czynników decydujących o realizacji projektu.
To aż 13% wszystkich czynników decydujących o sukcesie.
Dalej, kolejno mamy:
- właściwie planowanie – blisko 9, 6%
- realistyczne oczekiwania – 8, 2%
- i wreszcie – określenie mniejszych “kamieni milowych”, części projektu – 7, 7%
- a kilka miejsc niżej: jasna wizja i cele – 2. 9%
To wszystko planowanie projektu.
Te wyżej wymienione czynniki to łącznie ponad 40% sukcesu!
Dodam, że dwa inne czynniki: kompetencja załogi oraz jej zaangażowanie i skupienie – łącznie w raporcie osiągnęły niecałe… 10%!
Badania te dotyczyły projektów IT, realizowanych w większych organizacjach.
I to nie są dokładnie te same realia, co w mniejszych, bądź jednoosobowych biznesach (weźmy choćby stopień zaangażowania we własnej firmie czy biznesie z pasji). Ale jednak proporcje uzmysławiają konkretne fakty.
OK, już wiem, że to ważne, ale co dalej?
Kluczowe są dwa elementy:
- podzielenie projektu na odpowiedniej wielkości etapy i zadania
- realistyczne oszacowanie czasu trwania poszczególnych zadań.
Nie rób tych dwóch punktów (formułowania zadań i ustawiania ich od razu w kolejce) jednocześnie.
Najpierw sporządź listę zadań, potem ułożysz je w linii czasu.
Jak podzielić projekt na zadania?
Najpierw sporządzimy listę potrzeb, pomysłów, działań. Listę na tym etapie warto sporządzić w postaci mapy, chmury zagadnień.
W centralnym miejscu kartki wpisz nazwę projektu, nad którym pracujesz.
To ważne, bo już konkretne jego nazwanie, opisanie w kilku słowach jest sprawdzianem tego, jak ścisły jest Twój cel.
Wokół niego wypisz wszystkie zadania, konieczne czynności, jakie przychodzą Ci do głowy w związku z projektem.
Np. “znaleźć fotografa do sesji”, “napisać teksty promocyjne”, “stworzyć landing page wydarzenia”.
Nie staraj się ich teraz kategoryzować, łączyć, ustawiać w czasie.
Na razie tylko wypisuj.
Po pierwsze – aby niczego nie przeoczyć, po drugie – żeby na kartkę wyrzucić chaos myśli z głowy.
Jeżeli bardzo chcesz – możesz to zrobić już liniowo, czyli “po kolei”.
Jednak w takim wypadku – pomiędzy zagadnieniami zachowuj sporo wolnego miejsca.
Gdy zaczniesz przyglądać się wypisanym czynnościom, zaczniesz dostrzegać powiązania i różnice między nimi.
Zauważysz, że konkretne czynności przynależą do różnych etapów.
Nazwij etapy
Wypisz po kolei wszystkie etapy pracy nad projektem.
Takie, najogólniej możliwe do wyodrębnienia fazy to:
- Przygotowania do pracy nad projektem (np. określenie jego celu, zaplanowanie sposobu i rytmu pracy nad nim, zapewnienie sobie warunków do pracy, itd. ),
- Praca nad projektem
- Przedstawienie tej pracy (np. społeczności, Klientom, współpracownikom, wydawcy).
Gdyby była to książka w systemie self-publishing, etapy wyglądałyby tak:
- Przygotowania przed rozpoczęciem pracy
- Pisanie książki
- Korekty, redakcje
- Dobór dostawcy
- Produkcja
- Promocja
- Przedsprzedaż
- Sprzedaż.
Teraz poszczególnym etapom przyporządkuj wypisane wcześniej czynności.
Powinno się już zacząć układać je liniowo – zdecydować, jaka będzie kolejność konkretnych działań.
Oprócz wcześniej wypisanych zadań mogą się teraz pojawiać jeszcze nowe, wynikające z pogłębiania stopnia precyzji.
Jak nie przesadzić? Nie wyznaczyć zadania zbyt małego lub dużego?
Jak określić pojedynczy krok?
Krok w kontekście projektu opisany/nazwany jest właściwie wtedy, gdy osoba do niego przypisana dokładnie wie, co ma teraz zrobić.
Widzi ten jeden krok przed sobą.
Wie, kiedy ten krok się rozpoczyna i kiedy praca nad nim się kończy.
Nancy Mingus w swojej książce “Zarządzanie projektami” formułuje to tak: “Jeśli pracownik nie potrafi powiedzieć, kiedy zaczął zadanie lub nie potrafi śledzić czasu jego wykonania, może to oznaczać, że zadanie jest wciąż zbyt obszerne lub przeciwnie, zostało za bardzo podzielone. ”
Jedno zadanie nie może mieć dwóch wykonawców – jeżeli jakąś czynność chcesz podzielić, i jej jedną część zlecić, a drugą – wykonać samodzielnie, to zapisz ją jako dwa osobne kroki.
Jak szacować czas potrzebny do poszczególnych zadań?
Z tego samego raportu, który cytowałam już wyżej wynika, że, w projektach IT, które się nie powiodły – doszło średnio do ponaddwukrotnego przekroczenia szacunków czasowych.
I myślę, że to nie jest jedynie zmartwienie dużych organizacji.
To frustracja również jednoosobowych, własnych przedsięwzięć.
Kiedy ktoś mnie pyta, jak realnie określać czas potrzebny do wykonania zadania, nie daję gotowej, sztywnej odpowiedzi.
Namawiam do obserwowania siebie i nawet do notowania tego, jak dużo czasu zabierają nam konkretne zadania. Do tego, co już wiemy z notatek – zawsze zalecam na przyszłość dodanie zapasu – na spadek formy czy komplikacje.
Natomiast, jeśli zabieramy się za coś po raz pierwszy, działamy na narzędziu, którego nie znamy, będziemy na jakimś etapie zależni od podwykonawcy – namawiam do jeszcze większych, czasem – podwójnych zapasów.
Jeżeli uda Ci się skończyć wcześniej – zawsze możesz szczytnie zagospodarować pozostały czas.
Jeżeli natomiast harmonogram będzie nierealny i napięty jak struna – prędzej czy później dojdzie do pęknięcia, a opóźnienia będą psuć samopoczucie, i kłaść się cieniem na kolejne, przylegające elementy układanki.
Korporacyjne opóźnienia związane są m. in. z bezwładnością zespołów. Ale w nietrafionych szacunkach tkwi również czynnik zupełnie ludzki, taki jak rozkojarzenie, interakcje itp. I ten “ludzki” czynnik grozi tak samo własnemu małemu projektowi jak i wielkiemu przedsięwzięciu.
Dlatego należy przyglądać się swojej pracy, i w zależności od stopnia znajomości tematu – do przewidywanego czasu dodać od 20% do nawet 100% zapasu.
Odwracanie harmonogramu
Na nic empatyczne przeliczanie i zapasy, jeśli mamy wyznaczony – bądź sami sobie wyznaczamy – deadline.
Jeśli termin oceniasz jako realny i podejmujesz się zadania, albo – jeśli chcesz właśnie ocenić szanse powodzenia – etapy obliczaj “od tyłu”, czyli od dnia “zero”.
Sprawdź, czy po ustawieniu etapów w odpowiedniej kolejności i przypisaniu im, choćby ambitnego, ale realnego czasu trwania – docierasz do dzisiejszej daty.
Rozpisz projekt
Wszystkie obliczenia, terminy kończenia jednych i rozpoczynania kolejnych zadań muszą zostać zapisane.
Zarówno w postaci zadań do odhaczenia, jak i wydarzeń na osi czasu.
Chodzi nie tylko o utrwalenie ustaleń, ale o to, aby zawsze móc sprawdzić, w jakim miejscu jesteś ze swoim projektem w tym konkretnym momencie.
To rozpisanie, zaplanowanie projektu możesz rozpracować w godzinę.
Na spokojnie, w skupieniu, w jeden wieczór.
Na jakich narzędziach ja to robię?
Koncepcje projektu, jego elementy, czynności rozpisuję na Starterach – mapach myśli, które mam w Plannerze >>. Starter zawiera miejsce na mapę myśli, a od razu, pod spodem – cztery kolumny z checklistami.
To już tam mogę wstępnie posegregować rozpisane zadania.
Natomiast projekt z zadaniami, etapami i czasem ich trwania rozrysowuję na specjalnie do tego zaprojektowanym arkuszu “Mój Projekt”. Znajdziesz go też w
Podsumowując – planowanie projektu krok po kroku
- Wypisz wszystkie zadania, czynności, które przychodzą Ci do głowy a wydają się niezbędne przy planowanym projekcie.
- Podziel projekt na etapy, w tym nie tylko:
- praca nad projektem i
- jego przedstawienie światu,
- ale przede wszystkim i najpierw przygotowanie projektu – a w tym – ważne pytania.
- Wszystkie wypisane czynności przyporządkuj odpowiednim etapom.
- Określ konkretne kroki i zadania, tak, aby w każdym momencie było wiadomo CO jest do zrobienia.
- Szczerze, realistycznie, nieżyczeniowo i z zapasem określ czas realizacji kolejnych zadań.
- Rozpisz projekt dwojako:
- jako listę kolejnych zadań do odhaczenia oraz
- graficznie kolejne etapy na linii czasu.
- Działaj!
Co dalej?
Wiesz już, jak przeprowadzić planowanie projektu.
Jeśli wszystko starannie rozpiszesz, szczerze przed sobą i z zapasami zaplanujesz – zwiększysz szanse zrealizowania swojego projektu o kilkadziesiąt procent.
Już wykonując te kroki, o których napisałam – wyprzedzasz tych, którzy tych kroków nie podejmą, albo nie rozpracują ich równie starannie i uważnie.
Działaj zatem, zasuwaj i dawaj koniecznie znać, jak Ci idzie!
Jeśli jednak chcesz ten proces przejść z codziennym wsparciem,
- otrzymać codziennie konkretne lekcje, wskazówki,
- otrzymać PDFy do druku,
- zrobić krok po kroku w asyście odpowiednich materiałów,
- poznać nie tylko teorię, ale zacząć praktycznie działać,
to zapisz się na newsletter, żeby dostać sygnał o premierze takiego materiału:
Pozdrawiam Cię,
i pamiętaj, że trzymam kciuki za Twoje Plany!!!
Bibliografia:
https://www. pdf
http://www. com
Nancy Mingus: Zarządzanie Projektami. Gliwice: Helion, 2002. ISBN: 83-7197-830-8
Podręcznik „Planowanie i organizacja projektu logistycznego” przeznaczony jest dla studentów dziennych i zaocznych specjalności logistyka, a także dla praktyków. Ma on na celu dostarczenie niezbędnych narzędzi wspomagających proces planowania zarówno dużych, jak i małych projektów logistycznych w przedsiębiorstwach produkcyjnych i usługowych. Podręcznik składa się z sześciu rozdziałów.
- Język wydania:polski ISBN:83-7246-962-8ISBN druku:Liczba stron:142
- procesor: architektura x86 1GHz lub odpowiedniki w pozostałych architekturach
- Pamięć operacyjna: 512MB
- Monitor i karta graficzna: zgodny ze standardem XGA, minimalna rozdzielczość 1024x768 16bit
- Dysk twardy: dowolny obsługujący system operacyjny z minimalnie 100MB wolnego miejsca
- Mysz lub inny manipulator + klawiatura
- Karta sieciowa/modem: umożliwiająca dostęp do sieci Internet z prędkością 512kb/s
Sposób dostarczenia produktu elektronicznego
Produkty elektroniczne takie jak Ebooki czy Audiobooki są udostępniane online po uprzednim opłaceniu (PayU, BLIK) na stronie Twoje konto > Biblioteka.
Pliki można pobrać zazwyczaj w ciągu kilku-kilkunastu minut po uzyskaniu poprawnej autoryzacji płatności, choć w przypadku niektórych publikacji elektronicznych czas oczekiwania może być nieco dłuższy.
Sprzedaż terytorialna towarów elektronicznych jest regulowana wyłącznie ograniczeniami terytorialnymi licencji konkretnych produktów.
Ważne informacje techniczne
Minimalne wymagania sprzętowe:
Minimalne wymagania oprogramowania:
Informacja o formatach plików:
Rodzaje zabezpieczeń plików:
Więcej informacji o publikacjach elektronicznych
WSTĘP 7ROZDZIAŁ 1ISTOTA I PODSTAWOWE CECHY PROJEKTÓW LOGISTYCZNYCH 91. 1. Typologia projektów logistycznych 91. 2. Projekt logistyczny a działanie rutynowe, cechy projektów logistycznych 13ROZDZIAŁ 2MIEJSCE PROJEKTU LOGISTYCZNEGO W PRZEDSIĘBIORSTWIE I ORGANIZACJA PRAC ZESPOŁÓW PROJEKTOWYCH 152. Projekt a struktura funkcjonalna przedsiębiorstwa 152. Organizacja zespołu projektowego 19ROZDZIAŁ 3INICJALIZACJA PROJEKTU 283. Fazy realizacji projektu 283. Uruchomienie projektu 303. 3. Analiza wykonalności projektu 31ROZDZIAŁ 4PLANOWANIE W PROJEKCIE 494. Uruchomienie projektu 504. Zaplanowanie struktury prac 534. Planowanie nakładów 704. 4. Planowanie zasobów 714. 5. Planowanie czasu realizacji 754. 6. TBM 82ROZDZIAŁ 5PLANOWANIE KOSZTÓW I BUDŻETOWANIE PROJEKTU 915. Klasyczne rachunki kosztów i ich znaczenie w zarządzaniu projektem 915. Budżetowanie projektu 1005. Przygotowanie do kontroli realizacji kosztów 108ROZDZIAŁ 6PLANOWANIE RYZYKA W PROJEKCIE LOGISTYCZNYM 1146. Źródła ryzyka w projekcie 1146. Metody analizy i redukcji ryzyka 1186. Planowanie monitorowania ryzyka 132BIBLIOGRAFIA 137SPIS TABEL 139SPIS RYSUNKÓW 141
